Teammitglieder einladen und Usermanagement

Es ist Zeit weitere User zu AnyIdea einzuladen. In diesem Video sehen Sie wie dies in wenigen Schritten und ganz einfach geht.

Video: Team und Usermanagement

Melden Sie sich bei AnyIdea an und überprüfen Sie, ob Sie Administrator oder Manager sind. Ihre Rolle sehen Sie ganz rechts oben, unter dem Namen ihres Accounts.

Userverwaltung

Über Users im Hauptmenü gelangen Sie zur allgemeinen Userverwaltung.

• Unter dem Register Scouts können Sie Ideengeber verwalten.  
• Unter dem Register Manager können Sie sowohl Manager als auch Administratoren managen.  

Administratoren, Manager und Scouts

Um KollegInnen einzuladen:

1. gehen Sie im Hauptmenü auf Users
2. klicken Sie auf User hinzufügen
3. geben Sie Vorname, Nachname und E-Mail ein
4. wählen Sie die gewünschte Rolle (Admins, Manager, User)

‍Sie können beliebig viele Admins, Manager oder User einladen, es gibt keine Begrenzung.

In der Spalte Status sehen Sie, welche Person Ihre Einladung angenommen, sich angemeldet hat und wer nicht.

Fügen Sie Interessierte und Verantwortliche aus den unterschiedlichen Bereichen und Abteilungen hinzu. Zum Beispiel aus den Bereichen Forschung und Entwicklung, Produktmanagement, Innovationsmanagement, HR, Marketing, Customer Service oder Success Teams. So stellen Sie sicher, dass sich etwas bewegt und Sie die Innovationsfähigkeit Ihres Unternehmens in Gang bringen. Im Sinne des Open Innovation - Ansatzes empfehlen wir, auch externe Perspektiven einzubeziehen, beispielsweise von Kunden, Lieferanten, Partnern oder Universitäten.

Administratoren

Administratoren können Manager, Scouts (Ideengeber) und auch andere Administratoren verwalten. Zum Beispiel Berechtigungen anpassen, User löschen und hinzufügen. Admins haben Zugriff auf die gesamte Plattform, alle Module, Inhalte und Funktionen und können unternehmensweite Einstellungen vornehmen wie z.B. Gamification, Innovationsklassen etc. Es muss mindestens einen und kann beliebig viele Administratoren pro Account geben.

Manager

Manager können bestehende Scouts verwalten und neue hinzufügen. Sie haben wie Admins Zugriff auf die gesamte Plattform, alle Module und Funktionen. Sie können Kampagne starten, sehen jedoch nicht alle, sondern nur die von Ihnen selbst erstellten Kampagnen und jene zu denen sie eingeladen wurden. Die Berechtigungen für die Module Ideation und Realisation werden in weiterer Folge über die Kampagnen gesteuert.

User

User haben nur Zugriff auf Kampagnen, zu denen Sie eingeladen wurden. Der User kann je nach Kampagne einer bestimmten Rolle zugewiesen werden. Je nach Berechtigung kann dieser Kampagnen entweder verwalten, Ideen evaluieren oder Ideen einreichen.

Voreingestellt versendet AnyIdea automatisch Einladungs-E-Mails an neu hinzugefügte User. Eingegebene Daten werden automatisch übernommen. Die User müssen lediglich ein Passwort wählen und können sofort loslegen. Möchten Sie selbst ein persönliches E-Mail an die User versenden, deaktivieren Sie die Checkbox “Einladung senden”. Beachten Sie, dass in diesem Fall keine Daten übernommen und vorausgefüllt werden können, wenn Ihre User sich anmelden.

csv Upload, Single Sign On und AD-Anbindung

Möchten Sie viele Kontakte hinzufügen, gibt es zur Vereinfachung die Möglichkeit, eine Liste mit Kontakten in Form eines .csv File hochzuladen. Sie finden hierzu Informationen und ein Beispielfile zum Download.

Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit alle Mitarbeiter völlig automatisiert in AnyIdea anzulegen und laufend up-to-date zu halten. Mit einer AD Anbindung, einer sogenannten Active Directory Anbindung. In diesem Fall können User auch einen Single Sign On nutzen. Das bedeutet, dass diese mit den gleichen Anmeldedaten von Ihrem PC oder Laptop auch bei AnyIdea angemeldet sind. Auch in dem Fall einer AD-Anbindung können Sie zu jeder Zeit weitere User hinzufügen z.B. externe Kontakte von Lieferanten, Kunden oder Universitäten.

Interne Kommunikation

Bevor Sie viele User einladen, ist es empfehlenswert, intern eine Information über Ihr Vorhaben und die Verwendung von AnyIdea auszusenden z.B. persönliche E-Mail, Intranet, Newsletter etc. Das hilft, dass alle potentiell teilnehmenden User entsprechend informiert und sensibilisiert sind, wenn Sie Einladungen und Benachrichtigungen von AnyIdea erhalten. Damit schaffen Sie Vertrauen und erhöhen die Akzeptanz bei Ihren Kollegen und Kolleginnen!

Whitelisting AnyIdea

Informieren Sie Ihre IT Abteilung, Help- oder Service Desk über den Einsatz von AnyIdea.

1. Wenn Sie mehrere hunderte User einladen und AnyIdea Einladungs- und Info E-Mails versendet, sollen diese nicht durch die interne IT geblockt werden!
   Um sicher zu gehen, dass E-Mails nicht geblockt werden oder im Spam Ordner landen und bei Ihren KollegInnen als vertrauenswürdige Quelle aufscheinen, sollte die Domain anyidea.ai durch die interne IT zur Sicherheit freigeschalten werden, ein sogenanntes Whitelisting (Freigabe in zentralen Spam Filtern bzgl. Firewall). Somit ist sichergestellt, dass alle User die E-Mails erhalten.
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2. Sollten User Fragen zu AnyIdea, Mails, Links etc. haben, ist es nicht unwahrscheinlich, dass sie sich an den internen Help oder Service Desk wenden, wenn ein solcher vorhanden ist. Damit dieser entsprechend Bescheid weiß, empfiehlt es sich diesen über den Einsatz von AnyIdea zu informieren.

Suche, Filter und Sortierung

Für eine einfache Verwaltung der User stehen Ihnen eine Suche, Sortiermöglichkeiten und Filter zur Verfügung. Starten Sie jetzt und laden Sie weitere Kontakte zu AnyIdea ein.

Tips und Tricks

• Sollte es bei Usern zu Darstellungsproblemen in AnyIdea kommen, liegt dies sehr wahrscheinlich an der aktivierten Browser Einstellung “Automatische Übersetzung” bzw. "Browser Translation". Diese Funktion sollte für eine einwandfreie Funktionalität entsprechend deaktiviert werden.
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• Klickt ein User auf Links in E-Mails von AnyIdea und erhält die Meldung "Link invalid", dann liegt dies sehr wahrscheinlich daran, dass die Links von Ihrem E-Mail Programm automatisch gekürzt werden. Sollte dies der Fall sein, bitte informieren Sie uns unter support@anyidea.ai. Wir stimmen uns mit Ihrer IT Abteilung entsprechend ab.

E-Mail Einladung nicht angekommen? 

In diesem Fall haben Sie 3 Möglichkeiten: 

1. SPAM Ordner checken
2. Personen erneut eine Einladung versenden. Dazu wählen Sie zunächst jene Personen aus, die Sie erneut einladen möchten und wählen Sie die Aktion Einladung erneut senden.
3. Wenn keine dieser Möglichkeiten funktioniert, wenden Sie sich an unseren Support support@anyidea.ai

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